Círculo
O Círculo (The Circle Way) é um modelo de reunião muito simples de realizar e bastante efetivo. Seu nome vem da forma como os participantes se dispõe, em círculo. Este formato possibilita que todos estejam no mesmo plano e na mesma “condição” o que é excelente para reuniões onde a participação de todos é desejável.
A Diálogos Consultoria utiliza o Círculo nos momentos em que se necessita de uma maior atenção dos participantes, em organizações com poucos hábitos de conversa ou que possuem padrões de comunicação negativos (imposição, baixa compreensão, funcionários pouco participativos).
O círculo na sua forma mais básica possui três etapas: abertura, reunião e fechamento. Além disso é necessário uma pessoa que tenha o papel de anfitriã.
Abertura
A abertura do círculo se dá com o anfitrião expondo os motivos da reunião e quais as expectativas que tem quanto a essa. Por exemplo, se a reunião for para discutir o baixo rendimento de uma campanha este é o motivo e as expectativas podem ser: estar ali para dar ideias e ser capaz de ajudar na resolução do problema ou apresentar os resultados e compartilhar as dúvidas e problemas para que outros possam ajudar e assim em diante. Após expor suas expectativas o anfitrião pede que os outros também digam as suas próprias. Inicialmente isto pode parecer uma perda de tempo, mas tal ação gera um enorme potencial e energia para a resolução do problema. Depois é decidido o modelo da reunião: será por votação, consenso, etc; as regras: todos devem ouvir e falar apenas se isso for benéfico para a discussão, etc.
Reunião
A reunião em si começa logo após as regras. Normalmente o anfitrião começa falando ou expondo o problema. Há duas formas de conversa no círculo uma estruturada e outra mais dinâmica. A primeira ocorre da seguinte maneira: o anfitrião começa a expor o problema e pede para que os outros deem sugestões ou exponham as suas próprias ideias. Mas apenas uma pessoa poderá falar e não poderá ser interrompida. Para organizar este processo normalmente se utiliza um objeto da fala, como o nome sugere só poderá falar quem possuir o objeto. A segunda forma não utiliza o objeto e todos podem dar sua contribuição, mas lembrando-se das regras estabelecidas. É comum começar a reunião utilizando o processo estruturado, pois isso dá oportunidade para todos falarem e depois passar para a forma dinâmica. O anfitrião pode alternar entre os dois modos se achar que é necessário.
Fechamento
Após todos os participantes estarem satisfeitos com os resultados da reunião o anfitrião deve pedir pelo fechamento desta. Isso acontece com cada um fazendo seu resumo da reunião, se suas expectativas foram alcançadas e o que ele leva dali.
