As distrações no trabalho podem ser muitas e as três que estão descritas abaixo costumam ser as que mais consomem o seu tempo: sites, e-mail e interrupções. Felizmente existem soluções para cada uma delas, seguem algumas:

1 – Bloqueie os sites

Muitas empresas ainda não impõem restrições de acesso a sites e muitos profissionais liberais também não fazem isso, o que faz com que eventuais pausas de descanso passem a consumir horas de nosso tempo de trabalho. Esse problema também se aplica a situações fora do trabalho, pois mesmo nas horas livres, precisamos de um pouco de espaço para realizar outras atividades sem distrações. Como muitas vezes só precisamos de alguns poucos acessos durante o trabalho, podemos marcar estes sites como “permitidos”. Para permitir o acesso apenas àqueles sites que você precisa utiliza para trabalhar, existem extensões tanto para o Firefox quanto para o Chrome.

2 – Feche seu email

Para muitos o e-mail é o maior gerador de distrações. Quantos de nós não ficamos o tempo todo checando nossos e-mails? Se você tem acesso ao email particular na empresa, já resolva o problema bloqueando-o com uma das extensões anteriores. Se você só utiliza o e-mail profissional e não recebe e-mail urgentes com frequência, você pode criar o hábito de passar a abri-lo a cada uma hora. Você pode juntar os emails e lidar com eles todas de uma só vez. Se isso não for possível você pode ver o assunto do email e decidir se irá lidar com ele na hora ou depois. Na seção abaixo você pode aprender como lidar com e-mails a medida que vão chegando.

3 – Anote o que chegar

Um dos pontos mais importantes para manter o fluxo de trabalho é não ser interrompido, o que muitas vezes é impossível. Não podemos evitar um telefonema ou alguém que vem até a nossa sala ou um email urgente. Quando isso acontece, normalmente nos envolvemos com a distração e acabamos esquecendo o que estávamos fazendo.

Para evitar isso podemos tomar duas atitudes:

A primeira é, ao receber a nova informação, anota-la em algum lugar. Por exemplo: você está analisando o planejamento de vendas e o gerente de marketing chega até a sua sala e lhe pede que envie um comentário sobre a nova campanha. Você então pega essa informação e anota em algum lugar e assim que possível você irá começa-la.

A segunda também envolve anotar. Tomando o exemplo anterior, você decide dar prioridade à atividade solicitada pelo gerente, portanto, decide desde já fazer o comentário da nova campanha. Ao invés de pular rapidamente para isso, tire um minuto para escrever o que estava fazendo anteriormente, alguns pensamentos que já teve ou o que iria começar. Assim você garante que, quando terminar a análise da campanha, poderá voltar rapidamente para a atividade anterior.

Se você está interessado em aumentar a sua produtividade no trabalho você pode conferir o workshop de gestão de tarefas da Diálogos Consultoria.

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